MENYUSUN MATERI PRESENTASI ATAU PIDATO

Sebagai staf Humas, Anda mungkin sekali waktu akan ditugaskan melakukan presentasi di depan audiens tertentu, sehingga Anda harus menyiapkan presentasi tersebut, baik dari segi konten maupun format penyampaiannya. Presentasi atau pidato tentu mengharuskan Anda bicara dan mengekspresikan diri di depan audiens.
Setiap orang sebetulnya memiliki gaya berbicara dan berekspresi yang berbeda-beda, terutama dalam percakapan secara spontan. Meski demikian, baik dalam berbicara langsung kepada audiens ataupun dalam menyusun naskah pidato untuk dipresentasikan, kita harus menyesuaikan diri pada audiens.
Adaptasi ke Audiens Anda
Ada sejumlah pertanyaan yang perlu dijawab:
1. Apa yang diharapkan audiens dari presentasi Anda?
2. Apakah Anda akan menyajikan presentasi formal, dengan setting yang mengesankan, serta dilengkapi dukungan visual yang diproduksi secara profesional?
3. Atau, apakah Anda hanya akan bicara dalam lingkup rapat kantoran atau situasi kerja biasa?

Apapun jawabannya, Anda harus menyesuaikan cara pendekatan, agar cocok dengan situasi dan audiens.

Yang mempengaruhi cara presentasi Anda adalah: jumlah audiens, materi yang mau disampaikan, tujuan presentasi, jumlah anggaran yang tersedia untuk presentasi, dan waktu yang tersedia untuk persiapan presentasi.

Jika Anda bicara di depan kelompok kecil, khususnya orang-orang yang sudah Anda kenal, Anda boleh menggunakan gaya presentasi yang biasa saja (casual), yang mendorong partisipasi audiens.
Jika Anda bicara di depan audiens yang jumlahnya besar dan acara presentasi itu sangat penting, Anda tampaknya membutuhkan suasana dan pendekatan yang lebih formal. Gaya resmi ini cocok untuk acara yang mengumumkan tentang merger atau akuisisi, produk-produk baru, pencapaian finansial, dan masalah bisnis penting lainnya.

Menyusun Materi Presentasi

Materi presentasi terdiri dari tiga bagian utama: introduksi (pengenalan), tubuh (body), dan penutup.
Introduksi yang baik membangkitkan minat audiens pada topik yang Anda sampaikan, membangun kredibilitas Anda, dan mempersiapkan audiens pada materi berikutnya, yang akan Anda sampaikan.

I. Introduksi
Membangkitkan Minat Audiens
Beberapa topik secara alamiah lebih menarik ketimbang yang lain. Jika Anda akan mempresentasikan topik yang menyangkut kepentingan setiap audiens dan akan berdampak pada mereka, besar kemungkinan mereka akan memperhatikan presentasi Anda, apapun cara Anda memulainya. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengumumkan topik yang akan disampaikan.

Untuk topik-topik lain, membutuhkan semacam imajinasi untuk menarik minat audiens. Misalnya, bagaimana cara menarik perhatian para karyawan baru, untuk mendengarkan presentasi tentang program pensiun, yang masih lama akan mereka nikmati. Apalagi para karyawan baru itu masih dalam masa percobaan, dan belum pasti diangkat jadi karyawan tetap. Bahkan, dalam satu-dua tahun mendatang, bisa jadi mereka akan pindah ke perusahaan lain.

Cara lain untuk menarik minat audiens adalah dengan meminta pendapat dan komentar dari mereka, di sepanjang berlangsungnya presentasi. Tentu saja, teknik seperti ini lebih efektif pada audiens yang berjumlah sedikit, dan kurang efektif untuk audiens berjumlah besar. Apalagi jika massa yang berjumlah besar itu bersikap tidak ramah pada Anda, atau tidak Anda kenal.

Membangun Kredibilitas Anda

Selain untuk menarik minat audiens, introduksi juga harus membangun kredibilitas Anda. Jika Anda adalah seorang pakar, dan penguasaan Anda terhadap materi yang mau disampaikan juga sudah diketahui audiens, Anda tidak perlu repot lagi membangun kredibilitas. Tetapi jika Anda bicara pada audien yang tidak mengenal Anda, atau Anda harus bicara tentang topik yang di luar bidang kepakaran Anda, Anda perlu membangun kredibilitas.

Membangun kredibilitas itu perlu dilakukan secara cepat, karena dalam beberapa menit audiens cenderung sudah memutuskan, apakah presentasi Anda layak didengarkan atau tidak.

Teknik membangun kredibilitas bisa bervariasi, tergantung pada apakah Anda mau memperkenalkan diri sendiri, atau membiarkan pembawa acara (MC) atau pihak lain, yang memperkenalkan Anda pada audiens.

Sebenarnya lebih menguntungkan, jika orang lain yang menyebutkan kelayakan Anda sebagai pembicara, agar Anda tidak terkesan membual. Bagaimanapun, pastikan agar orang yang memperkenalkan Anda itu tidak melebih-lebihkan kualifikasi Anda, karena akan kontradiktif dan menimbulkan reaksi negatif dari audiens.
Mempreview Pesan Anda

Sebagai tambahan dari membangkitkan minat audiens dan membangun kredibilitas Anda, introduksi yang baik juga dapat mempersiapkan audiens, terhadap materi utama yang akan disampaikan dalam presentasi. Introduksi ini membantu audiens untuk mendapat gambaran tentang struktur dan konten dari pesan Anda.

Untuk laporan tertulis, gambaran tentang struktur dan konten itu diperoleh lewat daftar isi. Sedangkan dalam presentasi lisan, gambaran itu diperoleh lewat preview. Preview itu harus merangkum gagasan utama dari pesan Anda, menunjukkan butir-butir pendukung utama, dan menandai urutan di mana Anda akan mengembangkan butir-butir gagasan tersebut.

II. Tubuh Pesan (Body)
Bagian terbesar dari pidato atau presentasi Anda diarahkan untuk mendiskusikan butir-butir utama dari materi yang mau disampaikan. Ada dua hal yang perlu Anda pastikan, yaitu: (1) pengorganisasian presentasi sudah jelas; dan (2) presentasi itu dapat mengikat perhatian audiens.

Menghubungkan Gagasan-gagasan Anda

Dalam dokumen tertulis, Anda dapat menunjukkan bagaimana gagasan–gagasan itu berhubungan lewat berbagai tanda: heading, indensi paragraf, ruang putih, dan daftar. Sedangkan dalam presentasi lisan, khususnya ketika tidak didukung oleh bantuan peralatan visual, Anda sepenuhnya tergantung pada kata-kata untuk menghubungkan berbagai bagian dan gagasan.

Setiap Anda menggeser ke topik berikutnya, pastikan untuk menggarisbawahi koneksi atau hubungan antara gagasan-gagasan yang disajikan. Rangkumlah apa yang sudah disampaikan, dan berikan bayangan tentang apa yang mau Anda sampaikan.

Misalnya, dengan ucapan seperti: ”Tadi kita sudah melihat betapa pentingnya arti komputer dalam kehidupan modern. Berikutnya, saya akan menjelaskan bahwa keberadaan teknologi informasi seperti komputer juga memberi risiko tersendiri pada kehidupan manusia modern.”

Semakin panjang presentasi Anda, transisi-transisi semacam ini pun semakin penting. Jika Anda menyajikan terlalu banyak gagasan, audiens mungkin bingung dalam menyerap gagasan itu, atau dalam melihat hubungan antara satu gagasan dengan gagasan yang lain.


 
Menguasai Perhatian Audiens

Sebagai bagian penting dari menghubungkan audiens dengan gagasan-gagasan Anda, adalah dengan menguasai perhatian mereka dari awal sampai akhir presentasi.
Sebagai tambahan dari tantangan tersebut, ada fakta lain yang tak bisa Anda hindari, yaitu bahwa audiens dapat berpikir dan membaca lebih cepat daripada kecepatan Anda bicara.

Jika Anda tidak cukup kuat mengikat pikiran mereka, audiens akan mulai memikirkan hal-hal lain, membaca lebih jauh lembaran tertulis atau makalah yang sudah mereka pegang, memeriksa e-mail atau SMS di handphone, atau apapun kegiatan yang lain kecuali presentasi Anda.

Ada beberapa tip agar audiens tetap memperhatikan pesan Anda:
Hubungkan materi yang Anda sampaikan dengan kebutuhan-kebutuhan dan nilai-nilai audiens. Orang umumnya akan tertarik pada hal-hal yang mempengaruhi kehidupan mereka secara pribadi.

Antisipasi pertanyaan-pertanyaan audiens. Cobalah perkirakan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan muncul di benak audiens, dan tanggapi pertanyaan-pertanyaan itu dalam tubuh presentasi Anda. Anda mungkin juga perlu menyiapkan atau mencadangkan bahan, untuk digunakan dalam sesi tanya-jawab, seandainya audiens meminta penjelasan lebih rinci.

Gunakan bahasa yang jelas dan gamblang. Audiens cenderung cepat bosan jika mereka tidak mengerti apa yang Anda bicarakan. Jika presentasi Anda melibatkan ide-ide yang abstrak, tunjukkan bagaimana abstraksi itu memiliki kaitan dengan kehidupan sehari-hari. Gunakan kaya-kata yang akrab, kalimat-kalimat pendek, dan contoh-contoh konkret.

Perjelas hubungan antara materi Anda dengan gagasan-gagasan lain, yang sudah diakrabi oleh audiens. Tunjukkan bagaimana topik Anda berkaitan dengan ide-ide yang sudah dimengerti audiens, dan berikan cara pada audiens untuk mengkategorikan, memilah, dan mengingat butir-butir gagasan Anda.

Mintailah pendapat audiens, atau cobalah sesekali memberi jeda pada presentasi, untuk menanggapi pertanyaan dan komentar. Umpan balik dari audiens dapat membantu Anda untuk menentukan, apakah audiens sudah betul-betul mengerti gagasan utama Anda, sebelum Anda masuk ke penyampaian topik berikutnya. Umpan balik juga memberi peluang pada audiens untuk bergeser, dari sekadar mendengarkan menjadi ikut berpartisipasi, yang membantu mereka terlibat pada pesan yang Anda sampaikan dan mengembangkan rasa kebersamaan.

Ilustrasikan gagasan-gagasan Anda dengan bantuan visual. Aspek visual bisa membantu menghidupkan pesan Anda, dan membantu Anda berhubungan dengan audiens, serta membantu audiens dalam mengingat pesan Anda.

III. Penutup

Penutup pidato atau presentasi bersifat kritis karena dua hal:
Pertama, perhatian audiens cenderung memuncak pada titik ini, karena mereka sudah mengantisipasi untuk pindah ke aktivitas lain pada hari sibuk mereka.
Kedua, audiens akan meninggalkan sesi ceramah Anda dengan kata-kata akhir Anda membekas di telinga mereka.

Sebelum menutup presentasi, beritahulah audiens bahwa Anda akan mengakhiri presentasi itu, sehingga mereka akan mengupayakan usaha terakhir untuk tetap memperhatikan.

Gunakan kata-kata seperti ”sebagai kesimpulan,” atau ”sebagai rangkuman dari semua hal yang sudah saya paparkan.” Anda ingin audiens tahu bahwa ini adalah segmen terakhir dari presentasi Anda.
Pastikan agar kata-kata akhir Anda membesarkan hati, memberi semangat, dan dapat diingat audiens.

Sumber:
Disadur secara bebas dari Bovee, Courtland L., dan John V. Thill. 2005. Business Communication Today. Eight Edition. Pearson Education International.

*Jurnalis Serabutan_________________Heru Cahyono, Mahasiswa Fakultas Dakwah Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam UIN SUKA Yogyakarta 2010.